2021-12-19

Hubbleで契約業務の効率が爆上がりした話

Advent Calendar 2021

これはNota Advent Calendar 2021の19日目の記事です。

こんにちは、サービス部の部長兼Webディレクターを担当しております宮崎圭太(miyazaki)です。サービス部とはHelpfeelをご契約いただいたお客様に最高のプロフェッショナルサービスを提供するための部門で、Webディレクター・テクニカルライター・カスタマーサクセスがチーム一丸となって頑張っています！

私は以前はメーカーの研究職で計測・分析をこなして特許を出していたり、またはITベンダーのテクニカルサポートでエンタープライズやSIer向けの技術支援をしておりましたが、2020年4月よりNota株式会社に入社しました。そんな私とNotaは今、HelpfeelというFAQのSaaSの開発と販売に力を入れているのですが、今日は自社の話だけではなく、他社のSaaSであるHubbleを導入して業務効率を圧倒的に上げたよ！というエピソードを話します。

当社と私の課題

ビジネスを進める上で契約書というのが欠かせませんが、締結という業務は両社の条件のすり合わせでもあり面倒だと思われてる方もいらっしゃるのではないかと思います。この契約業務は法務部だけが担当するわけではなく、私はサービスの提供条件という営業的な視点で、あるいはサービスを回すための人や協業体制の確保という視点で契約書に関する業務が今も非常に多い状況です。

こういったときに案件の進行状況によって契約書の書き換えを行っていくと、いわゆる「バージョン管理問題」という以下のトラブルが出てきました。

どれが最新の契約書か
なぜその書き換えを行ったか

以前は外部の法律事務所にアドバイザーをお願いしていたことから、連絡パスも多く、そのやり取りだけに時間がかかっている状況でした。そんな中で契約業務を行っていくと、経緯を踏まえない条文が混在しており、（お叱りまではなかったものの）相手方からご確認をいただくこともありました。

もともとプログラムを書いたりしていた私はGit(*1)などのアプローチがないかも考えていましたが、実際のビジネスの現場ではそのような凝ったツールは相手方も受け入れがたく、途方に暮れていました。

*1. プログラムのソースコードなどの変更履歴を記録・追跡するためのバージョン管理システム。

こちらはgeekな解決方法に現実逃避をしている私です。

Hubbleって何

そんな折に縁あってHubbleの紹介を受ける機会がありました。Hubbleは契約書のバージョン管理を行えるクラウドサービスで、まさにこの課題を解決するようなものでした。契約書のやり取りはMicrosoft Wordと変更履歴の機能を組み合わせて利用されるのですが、HubbleはそのWordのファイルフォーマットのまま使えるため、他社とのやりとりにそのまま活用できる点でも優れていました。そこで早速、試用して、そのまま導入まで至りました。

画面イメージ

SAMLのログインに対応しています。弊社ではGoogle Workspaceと連携しています。

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締結した契約書はフォルダーごとに管理しています。

以下はその差分管理の画面です。実際のサンプルをご紹介したかったのですが、本文を公開する訳にもいかずモザイクだらけの画面になってしまいました…。ぜひHubble社まで情報のお取り寄せをお願いします。

バージョンは複雑な遷移も管理されています。Gitみたいですね。クラウドサイン(*2)にもそのまま連携して押印手続きに進められます。

*2. ウェブ完結型の契約締結SaaSです。こちらも当社の業務を迅速に進めるための大切なサービスです

改善の過程

Hubbleというプロダクトが優れていることで業務が改善されたのは言うまでもないですが、特にカスタマーサクセスの渡辺さんからサービスを積極的に活用できるようサポートしてくださっています。最新機能の紹介から、当社の利用状況のサマリーも紹介いただけるので、我々もより使いこなしてやろうという気持ちが湧いてきます！

いざ私自身がカスタマーサクセスの受ける立場になると、我々のサービスももっと改善していかなければという気づきも得られますね。

終わりに

Notaのアドベントカレンダーにも関わらず、他社サービスを褒めちぎってしまいましたので、当社の良い所の宣伝に戻らせてください。

新しいサービスを社内に導入しようとなると、一般的には相当な部署間の根回し・業務フローの整理・導入価値の社内説明などを入念にやらなければいけませんが、今回のHubble導入においてはそういった事に時間を大きく割かれることなく導入まで進めることができました。導入前の検討を軽んじている訳ではありませんが、今の我々に必要なのは本質的なビジネスであるHelpfeelの業務に集中できるための環境作りです。クラウドサービス選びに関しては良いと感じたものはさっさと入れてさっさと試す、そんな考え方が必要だと思ってます。

Helpfeelもパッと使っていただくだけでわかる素晴らしさがあります。どんな言葉で検索しても、必ずユーザーの目的を察して的確な記事を高速にサジェストしてくれる意図予測検索のアルゴリズム。またそういった検索を促すための洗練されたUI/UXがHelpfeelにはあります。私は日々、FAQやサポート業務に課題を感じられている方に即で導入してほしい、良さを感じて欲しい、そんなことを暑苦しく考えながら楽しく業務に励んでいます。